Hybride diensten
Wat bieden we aan?
Uw eigen eventdomein
Een hybride evenement kan zeer eenvoudig zijn of heel uitgebreid. Hier komen we later op terug. Maar het is sowieso nuttig dat uw doelpubliek steeds op een vaste eventwebsite terecht kan waar alle informatie te vinden is. Algemene informatie, sprekers bio, agenda,… Wij voorzien voor u een eventdomein (naamevent.hybridevents.zone) dat we personaliseren met uw informatie, huisstijl, foto’s enz…
Hybride Event Portal
Het hart van een hybride evenement is de (beveiligde) event portal. Hier komen alle kanalen en streams van een hybride evenement samen zodat uw hybride publiek het event kan volgen. In de meeste gevallen zijn dit een geregistreerde stream uit onze studio, een interactieve stream (poll, Q&A, …) en/of Zoom Rooms. Indien u dit wenst, kunnen we gebruikers laten registeren alvorens ze toegang kijgen tot deze pagina.
Voorbereiding
Samen met u bereiden we elk evenement, hoe klein of ingewikkeld ook, goed voor. We doen de nodige vergaderingen voor het evenement zodat we perfect begrijpen wat en hoe u het wil. We briefen de remote sprekers en controleren de technische setup. Hierdoor verloopt het live evenement vlot en zonder verrassingen.
Professionele studio (bij Auvicom)
De regie van het hybride evenement gebeurt vanuit onze green key studio te Halle. Hier ontstaat de hoofdstream van uw hybride evenement. Er wordt live gepresenteerd door verschillende personen, er worden externe sprekers betrokken en ook virtuele workshops worden van hieruit opgezet.
Studio ter plaatse (op locatie)
Het is ook mogelijk om de uitzending met uw sprekers van bij u op het bedrijf te laten gebeuren (of op een andere locatie van uw keuze). Op dat moment transformeren wij deze locatie in een professionele opnamestudio.
*beeld: Hybride evenement op Brussels Airport voor ACI
Basisdiensten
Op de startpagina kunt u zien dat een hybride evenement heel éénvoudig of heel complex kan zijn. Een aantal dingen komen echter steeds terug.
De sprekers, het publiek en de regie. Zie hieronder voor meer uitleg.
Spreker(s)
De boodschap
De sprekers of presentatoren vormen de basis van elk evenement. Zij verkondigen immers de boodschap. Enerzijds heb je de ‘live’ sprekers die vanuit de studio presenteren en anderzijds heb je de ‘remote sprekers’ die zich eender waar kunnen bevinden en worden binnengehaald tijdens het evenement.
Het aantal sprekers, de taal en waar ze zich bevinden, zijn een belangrijke factor in de complexiteit van het hybride evenement.
Publiek
De doelgroep
Zonder publiek of doelgroep is er geen evenement. Uw publiek, klein of groot, kan actief of passief in uw hybride evenement betrokken worden.
Het publiek bepaalt of uw evenement een succes wordt. 50 of 5000 deelnemers, alles moet worden voorzien opdat de beleving zo optimaal mogelijk is.
Partner
Uw facilitator
Het scenario, de regie, technische setup, het aantal streams, de green key-opstelling, geluidskwaliteit, het aantal camera’s, het kanaal van uitzending, … allemaal 1 voor 1 aspecten die worden bepaald samen met uw partner.
Uw partner, de specialist die ervoor zorgt dat de doelstellingen van uw hybride evenement worden gehaald.
Extra diensten
De volledig technische uitvoering van uw evenement gebeurt door ons moederbedrijf Auvicom, één van de grootste audiovisuele bedrijven in België. Zij zorgen ervoor dat alles goed zit qua opstelling en regie (back-end). De front-end opstelling is alles waar uw publiek mee te maken krijgt. In een hybride opstelling is dit meestal een portal waar de hoofdstream wordt uitgezonden. Hier kunnen extra diensten zoals voting, q&a, chat, extra sessies en meer aan worden toegevoegd.
Uw eigen eventdomein
Wij bezorgen u een persoonlijk eventdomein. U kan dit zien als een persoonlijke eventwebsite met informatie over sprekers, agenda, … De inhoud van deze website wordt door u aangeleverd en kan meertalig zijn.
Registreer uw deelnemers
Door uw bezoekers te registeren houdt u controle over wie toegang krijgt tot uw eventpagina. Personen kunnen vrij registeren (indien u dit wil) of we kunnen een lijst met gebruikers importeren die u ons bezorgt.
Nodig uw publiek uit
Indien u dit wenst nodigen wij uw publiek uit met een persoonlijk e-mail waarmee ze zich kunnen registeren voor uw evenement. Wij kunnen u het rapport bezorgen van zowel de uitnodigingen als de registraties.
Persoonlijke event portal
Alle streams komen samen in de eventportal waar uw deelnemers het event kunnen volgen. Deze eventportal vind je onder de evenementwebsite en kan achter een registratieslot zitten (ter beveiliging en voor statistieken).
Eventstatistieken
Voor elke bezoeker die registreert of inlogt, bezorgen wij statistieken zoals browsertype en -versie, besturingssysteem, geolocatiegegevens, waaronder stad, staat, land, IP-adres en andere UTM-gegevens, waaronder campagne, bron, medium en URL verwijzer.
Follow-up mailings
Als we registreren wie deelneemt aan uw evenement kunnen we deze mensen ook makkelijk achteraf bereiken om bvb presentaties door te sturen of om uit te nodigen voor een volgende sessie. Dit kunnen wij ook voor u regelen, volledig GDPR-proof en met rapportering.
Aandacht in de klas
Soms wil u misschien dat uw deelnemers aandachtig de uitzending volgen. Tijdens verplichte opleidingen is dit meestal het geval. In dit geval zorgen wij er voor dat de kijker af en toe een teken van leven moet geven door een pop-up boodschap weg te klikken.
Gelieve de klas te verlaten
Deelnemers die niet actief zijn (zie hierboven) kunnen na een bepaalde tijd van inactiviteit worden uitgelogd. De kan nuttig zijn bij grote steamingevenementen waar we elke vorm van databesparing kunnen gebruiken. Men kan steeds opnieuw inloggen.
Betaald evenement
Het kan zijn dat de deelnemers moeten betalen om tot het event toegelaten te worden. Ook dit is mogelijk! Wij ondersteunen betalingen voor Paypal en Stripe bij registratie.
*Online betalingen vereisen een SSL-certificaat op uw eventsite om de betalingsgegevens veilig te communiceren.