Wat is een hybride evenement?

Set hybride evenement

Het principe is eenvoudig: een hybride vergadering verwijst naar de fysieke locatie van de deelnemers. Bij zo’n vergadering bevindt een beperktere groep mensen, die de meeting bijwonen, zich in één en dezelfde basisruimte.

Andere deelnemers nemen deel aan de vergadering via een videoplatform. Een uitgekiende hardware setup in de basisruimte zorgt ervoor dat de deelnemers van buitenaf de basisruimte echt kunnen “voelen en waarnemen”, alsof ze er fysisch aanwezig zijn.

Een voorbeeld

Je nodigt zoveel mogelijk personen uit in een basisruimte en je laat de andere groep interactief deelnemen via een videoplatform. Wij kunnen een eigen streaming -of conferencingplatform voorstellen (Vimeo, Youtube) maar het is uiteraard ook perfect mogelijk omhet platform van de klant te gebruiken (Zoom, Teams, Webex, Starleaf, …).

De basisruimte wordt volledig ingericht met automatische of bemande camera’s (dit laatste voor grotere events). Deze brengen de sprekers perfect in beeld. State-of-the-art microfoons zorgen voor een passieve audiocaptatie.

Daarenboven zorgen we voor een omgekeerde beleving, door de externe deelnemers de kans te geven zoveel mogelijk te communiceren met de basisvergaderruimte. Dit doen we door rondom het centrale scherm – en ook verdeeld in de basisruimte – beeldschermen, camera’s, micofoons en speakers te voorzien, om zo het “virtuele samenzijn” te versterken. Zo lijkt het alsof elke deelnemer, waar die zich ook bevindt, “aanwezig” is in de basisruimte.

Interactie met de externe deelnemers kan via live video, voor kleinere vergaderingen, of via chatbox of speciale event-apps (zoals Slido of Mentimeter) waar Auvicom u ook feilloos in begeleidt. Hier wordt meestal gewerkt met een moderator.

Wij bieden u, naast de hard-en software en een uitgebreide technische kennis, ook én vooral, jarenlange ervaring. Zo kunt u met een gerust hart uw event aan onze expertise toevertrouwen.

Basic setup

Een hybride vergadering met een basisruimte met verschillende deelnemers en een actieve participatie van verschillende individuen.

Medium setup

Een hybride vergadering met een basisruimte met verschillende deelnemers, een actieve participatie van verschillende individuen en een groep van actieve en passieve deelnemers.

Large setup

Een hybride vergadering met een grote basisruimte (event) met veel verschillende deelnemers, een actieve participatie van verschillende individuen en groepen met actieve en passieve deelnemers.