Les services hybrides
Que proposons-nous?
VOTRE PROPRE DOMAINE ÉVÉNEMENTIEL
Un événement hybride peut être très simple ou très complexe. Nous y reviendrons plus tard. Mais il est toujours utile de proposer à votre public cible un site web fixe qui rassemble toutes les informations relatives à l’événement. Informations générales, présentation des intervenants, agenda… Nous vous réservons un domaine événementiel (nomevent.hybridevents.zone) que nous personnalisons avec vos informations, votre style maison, vos photos, etc…
PORTAIL ÉVÉNEMENTIEL PERSONNEL
Le cœur d’un événement hybride, c’est le portail événementiel (sécurisé). C’est là que sont centralisés tous les canaux et flux d’un événement hybride, permettant à votre public hybride de le suivre. Dans la plupart des cas, il s’agit d’un flux enregistré partant de notre studio, d’un flux interactif (sondage, Q/R…) et/ou de Zoom Rooms. Si vous le souhaitez, nous pouvons mettre en place un système d’inscription pour les utilisateurs qui souhaitent accéder à cette page.
Préparation
Nous préparons chaque événement en détail avec vous, qu’il soit petit ou très complexe. Nous arrangeons les réunions nécessaires avant l’événement de manière à appréhender parfaitement ce que vous souhaitez, et comment. Nous briefons les personnes intervenant à distance et nous contrôlons l’installation technique. L’événement live se déroule ainsi de manière fluide et sans surprises.
Studio professionnel (chez Auvicom)
La régie de l’événement hybride se fait depuis notre studio green key à Hal. C’est là qu’est généré le flux principal de votre événement hybride. Présentations en direct par différentes personnes, implication des intervenants externes, ateliers virtuels – tout cela se fait aussi ici.
Studio sur place (sur site)
Il est également possible d’organiser la diffusion avec vos intervenants depuis chez vous (ou un autre lieu de votre choix). Dans ce cas, nous transformons le lieu choisi en studio d’enregistrement professionnel.
*image: Evénement hybride à Brussels Airport pour ACI
Services de base
Sur la page d’accueil, vous voyez qu’un événement hybride peut être simple ou très complexe. Toutefois, il y a certaines choses qui reviennent toujours.
Les intervenants, le public et la régie. Retrouvez de plus amples informations ci-dessous.
Intervenant(s)
Le message
Les intervenant ou présentateurs sont la colonne vertébrale de chaque événement. Ce sont eux qui véhiculent le message. Vous avez, d’une part, les intervenants ‘live’ qui présentent en direct depuis le studio et, d’autre part, les ‘remote speakers’ qui peuvent se trouver n’importe où et sont intégrés de l’extérieur à l’événement.
Le nombre d’intervenants, la langue qu’ils parlent et où ils se trouvent sont des facteurs importants pour mesurer la complexité d’un événement hybride.
Public
Le groupe-cible
Sans public ou groupe-cible, pas d’événement. Votre public, petit ou grand, peut être impliqué de manière active ou passive dans votre événement hybride.
Le public détermine le succès de votre événement. Que vous ayez 50 ou 5000 participants, tout doit être optimisé pour offrir la meilleure expérience possible.
Partenaire
Votre facilitateur
Le scénario, la régie, la configuration technique, le nombre de flux, la configuration green key, la qualité du son, le nombre de caméras, le canal de diffusion… sont autant d’éléments à déterminer avec l’aide de votre partenaire.
Votre partenaire, ce spécialiste qui met tout en œuvre pour que votre événement atteigne ses objectifs.
SERVICES SUPPLÉMENTAIRES
L’ensemble de la réalisation technique de votre événement est pris en charge par notre maison-mère Auvicom, une des plus grandes sociétés d’audiovisuel de Belgique. Ils garantissent un déroulement parfait au niveau de la configuration et de la régie (backend). Le volet frontend, c’est ce que votre public voit et vit. En configuration hybride, il s’agit généralement d’un portail servant à diffuser le flux principal de l’événement. On peut y ajouter des services supplémentaires, comme un système de vote ou de Q/R, un chat, des sessions supplémentaires, et bien plus encore.
VOTRE PROPRE DOMAINE ÉVÉNEMENTIEL
Nous vous fournissons un domaine événementiel personnel. Voyez cela comme un site web personnalisé dédié à l’événement, rassemblant des informations sur les intervenants, l’agenda… C’est vous qui en fournissez le contenu, qui peut être proposé en plusieurs langues.
INSCRIPTION DES PARTICIPANTS
Si vos visiteurs doivent s’inscrire, vous gardez le contrôle sur qui peut accéder à la page de votre événement. Chaque personne peut s’inscrire librement (si vous le souhaitez) ou nous pouvons importer une liste d’utilisateurs que vous nous fournissez.
INVITEZ VOTRE PUBLIC
Si vous le souhaitez, nous envoyons à votre public une invitation personnalisée par e-mail, qui leur permet de s’inscrire à votre événement. Nous pouvons vous fournir un compte-rendu des invitations et des inscriptions.
PORTAIL ÉVÉNEMENTIEL PERSONNEL
Tous les flux sont centralisés via le portail, où vos participants peuvent suivre l’événement. Ce portail se trouve sur le site web de l’événement et l’accessibilité peut en être limitée par un module d’inscription (à des fins de sécurité et de statistiques).
STATISTIQUES DE L’ÉVÉNEMENT
Pour chaque visiteur qui s’inscrit ou s’identifie, nous fournissons des statistiques : le type et la version du navigateur, le système d’exploitation, les données de géolocalisation dont la ville, l’état, le pays, l’adresse IP mais aussi d’autres données UTM, comme la campagne, la source, le support et l’URL de référence.
MAILINGS DE SUIVI
En enregistrant qui participe à votre événement, nous pouvons ensuite facilement joindre ces personnes, par exemple pour leur transmettre des présentations ou pour les inviter à une prochaine session. C’est un autre aspect que nous pouvons prendre en charge pour vous, en conformité avec le RGPD et avec un système de reporting.
VOTRE ATTENTION S’IL VOUS PLAÎT
Vous tenez parfois que vos participants suivent attentivement la diffusion. Lors d’une formation obligatoire, par exemple. Dans ce cas, nous mettons en place un système obligeant le participant à donner de temps à autre signe de vie en cliquant pour fermer un message pop-up.
MERCI DE QUITTER LA SALLE
Les participants inactifs (voir ci-dessus) peuvent être déconnectés au bout d’un certain temps d’inactivité. Cela peut être utile pour les gros événements en streaming, où toute économie de données est bonne à prendre. La personne pourra se reconnecter.
ÉVÉNEMENT PAYANT
Certains événements nécessitent un paiement pour y accéder. Nous nous en occupons aussi ! Nous prenons en charge les paiements pour Paypal et Stripe lors de l’inscription.
*Les paiements en ligne nécessitent un certificat SSL sur le site de votre événement pour communiquer en toute sécurité les détails de paiement.